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英語でメールを書くときの4つのポイント

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saya

・UCL博士課程在学中
・UCL修士課程修了(Distinction)
・直感でやりたい!と思ったことはとりあえずやってみる性格です

学問:教育社会学
前職:小中学校教員 / 日本語教師
興味:文化の違いを楽しむこと
趣味:旅行 / ヨガ / 温泉めぐり
英語:IELTS7.5 / TOEIC 900

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英語でメールを書く難しさ

英語でメールを書くことって・・・

少し敷居が高い感じがしませんか?

私が英語のメールを書くようになったのは、イギリスの大学院への受験を意識してから。

でも・・・

どのように書いていいのやら・・・

何から始めていいのやら・・・

日本語だと、さら〜っと書ける内容でも、英語のメールとなると、フォーマット事態から悩んでしまいますよね。

なので、今回のブログは、英語でメールを書くときに気をつけたい4つのポイントをご紹介いたします。

英語でメールを書く時のポイント

謝らない

日本の文化では、相手への気遣いが最重要事項です。

なので、メールには、

「お忙しいところ大変申し訳ないのですが・・・・」

という謝るフレーズを含めることが多いです。

ですが、英語のメールでは謝る文章は控えましょう

謝る代わりに、相手への感謝を伝えましょう!

I am sorry for taking your time to request for a recommendation letter.

I would appreciate if you could write me a recommendation letter.

結果を先に書く

日本語の文章には、起承転結があります。

なので、メールの最後にお願いごとや、メールの目的を述べることが多いです。

ですが、英語圏の文化では、

なんでメールを送っているのか?

文章のはじめにズバッと!伝えてあげることが重要です。

もちろん、結論を先に書くスタイルに慣れていない時は・・・

それって・・どうやって文章を始めればいいの?

と思ってしまいますよね。

なので、とっておきの書き出し文があります!

I am writing this email 〜 

(私がこのメールを書いているのは〜)

(ex) I am writing this email to request you to send me a form for a master programme application.

ビジネスでも、アカデミックでも応用がきくフレーズですのでぜひ覚えましょう。

用件は短く(特にアカデミックの先生方)

この点については、日本語でも同じですね、

ただ、海外の大学の先生方にメールをする時は、日本語で書く時以上に、短くすることを意識しましょう。

というのも、先生方は非常に忙しいです。

学生のメールにゆっくりと返信している時間はありません。

何が言いたいのか分からなくて、長ったらしいメールは無視されることもあります。

なので、単刀直入に短く、何を求めているのか、伝わるメールを心がけましょう。

結びは人によって変えよう

英語メールの結びは、色々な書き方があります。

目上の人の場合

Best Regard

Kind Regard

大学の先生や、近しい上司などに使いましょう。

公的な文章の場合

Faithfully Yours

Yours Sincerely

Immigrationへの書類、銀行口座を開設する時の書類、取引先へのメールなどに使いましょう。

友人の場合

Best Wishes

Cheers

近しい友達に使いましょう。Cheersを使う相手は、気軽に話せる友達という感じですね。

4つのポイントを守って英語のメールに強くなろう

メールの書き方は、慣れも必要です。

ですが、少しでも知識があるとメールを恐れることはなくなりますよ!

それではおさらいです。

英語のメール4つのポイント
  1. 謝らず、感謝をのべよう
  2. 結果を先にのべよう
  3. 用件は短くまとめよう
  4. 結びは人によって変えよう

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